Образец оформление писем дсп

Имеются приложения

Образец оформление писем дсп

Небрежное оформление реквизита «Отметка о наличии приложения» может многое рассказать о профессиональном уровне делопроизводителя. Порядок его оформления доступно и с наглядными примерами разъясняет консультант по делопроизводству И.В. Мурнина.  

Существует два основных способа оформления приложения. 

«Какое это имеет значение? Главное, чтобы было понятно, что там, в приложении, и сколько листов, чтобы можно было проверить все ли на месте», — скажет или подумает человек, далекий от делопроизводства.А вот и нет.

Использование того или иного способа оформления приложения зависит совсем не от желания секретаря или исполнителя документа.

Этот порядок отражает определенную делопроизводственную или управленческую процедуру, и неправильное оформление приложения может привести не только к утрате прилагаемых документов, но и некачественному исполнению поручения руководителя, либо неисполнению вообще.

Небрежное или неправильное оформление реквизита «Отметка о наличии приложения» может также многое рассказать о профессиональном уровне делопроизводителя и владении нормативной и методической базой. Порядок оформления этого реквизита четко, доступно и с наглядными примерами изложен в ГОСТ Р 6.30-2003 «Требования к оформлению документов».

Направляем …

Первый из рассматриваемых способов оформления приложения касается переписки. Чаще всего, приложение встречается в сопроводительных письмах.

Можно сказать, что это обязательный реквизит сопроводительного письма, хотя соответствующие документы могут прилагаться и к другим видам писем.

Например, пригласительные билеты к письму-приглашению на какое-либо мероприятие, образцы полиграфической продукции к гарантийному письму по поводу оплаты за изготовление этой продукции и т.д.

Реквизит «Отметка о наличии приложения» располагается ниже текста, непосредственно перед подписью уполномоченного должностного лица.

Оформляется от границы левого поля, с заглавной буквы и в единственном числе, Вне зависимости от количества приложений пишут слово «Приложение», далее ставят двоеточие и начинают описывать приложение в соответствии с правилами русского языка. Как известно, двоеточие требует строчной буквы, а точка в процессе нумерации – заглавной. Далее начинаются нюансы.

Если приложение поименовано в тексте, например, «Направляем копию инструкции по делопроизводству ЗАО «Корпоратив консалтинг», то в приложении просто указывают количество листов (л.) и экземпляров (экз.) этой самой инструкции: 

Приложение: на 6 л. в 1 экз.

Для документов, имеющих гриф «Для служебного пользования» (ДСП) указываются также гриф и номера экземпляров, поскольку при оформлении таких документов их экземпляры нумеруются.

Если документ не называется в тексте письма вообще либо группа документов обозначена общими понятиями: «пакет документов», «материалы», то в приложении перечисляется название, количество листов и экземпляров по каждому документу отдельно.

При этом приложения ну:меруются и печатаются «висячей строкой», «не залезая», под определение реквизита «Приложение».

Приложение: 1. копия приказа генерального директора об утверждении инструкции
                         по делопроизводству ЗАО «Корпоратив консалтинг» на 1 л. в 1 экз.
                         2. копия инструкции по делопроизводству ЗАО «Корпоратив консалтинг» 
.                        на 6 л. в 1 экз.

Иногда количество приложений так велико, что текст письма составляет две строки, а перечисление приложений занимает два и более листа. Листы при этом нумеруются, как обычно. Если листы приложения сброшюрованы, то их количество не указывают, в приложении так и пишут: 1 брошюра — 1 бр.: 

Приложение: методические указания по курсу «Делопроизводство», 1 бр.

Приложение к документу, может в свою очередь тоже иметь приложение, и при отправке нет никакого смысла указывать количество листов основного высылаемого документа и его приложения по отдельности.

Слишком велик риск запутаться и чего-то не досчитаться, поэтому делают ссылку на имеющееся у высылаемого документа приложение, и указывают общее количество листов с пометкой «всего».

Указывая название документа, следите за согласованием, приложение «к проекту» – значит, «к нему», а если инструкция утверждена и указывается не как проект, а как документ, «инструкция», то – «к ней»:

Приложение: проект Инструкции по делопроизводству ЗАО «Корпоратив консалтинг»
и приложение к нему, всего на 6 л.

В письме допускается указание четырех адресов подряд, но при этом не всегда приложение направляется во все указанные адреса, бывает — только в один-два.

Ссылка на это обязательно дается в приложении и при получении такого письма следует быть особенно внимательными и проверять, было ли изначально направлено приложение конкретному получателю или письмо направлено вам только для сведения. И приложения изначально не предусмотрено.

Приложение: на 7 л. в 3 экз., только в первый и третий адрес.

Это не часто встречающийся случай, но при неправильной оценке ситуации потребуется много времени и сил. Требовать у отправителя повторной отправки приложения – также не стоит, это говорит не в вашу пользу, а совсем наоборот: дискредитирует ваш профессиональный уровень.

В соответствии с приложением № 00

Приложения имеют не только письма. Распорядительные документы: приказы, распоряжения, правила, инструкции, положения и др., могут содержать таблицы, схемы, графики, образцы заполнения различных форм документов.

Чтобы не перегружать текст основного документа дополнительной информацией такое «сопровождение» выносится в отдельное приложение. Текст основного документа, как правило, содержит ссылки на имеющееся приложение.

Например, «Для оформления приказов руководителя по основной деятельности используется бланк приказа (Приложение № 5)» или «Бланк организации оформляется в соответствии с приложением №1». Приложения могут иметь и буквенное обозначение, например «Приложение Б».

Стоит обратить внимание на то, что при утверждении организационных документов путем издания распорядительного документа, утверждаемый документ является приложением к утверждающему. В этом случае на утверждаемом документе (правилах, инструкциях, отчетах и т.п.

) ставится гриф утверждения документа со ссылкой на реквизиты утверждающего документа, а выше этого грифа указывается, что документ является приложением (смотрите пример ниже). Как правило, утверждающий документ имеет несет дополнительную информацию по внедрению утверждаемого документа. Например, ознакомить всех сотрудников с новым Положением о структурном подразделении.

В то же время утверждаемые распорядительными документами документы организационные имеют свою отдельную и весьма насыщенную делопроизводственную жизнь.

Например, штатное расписание организации утверждается приказом директора и, по сути, является приложением к этому приказу. Но на практике приказ, как правило, откалывают от такого приложения и работают со штатным расписанием, как с отдельным документом.

Так же поступают с правилами и инструкциями, которые тоже достаточно часто утверждаются не подписью руководителя, а изданием приказа, поскольку их внедрение требует пояснений и дополнений.

И здесь хотелось бы обратить внимание специалистов, что работать с подлинниками таких документов не стоит, Сделайте копию и работайте, себе на здоровье.

Иначе, за короткий период такой весьма важный документ превращается в упаковочную бумагу (на бумагоносителе) или, хуже того, может быть просто утрачен (как в электронном виде, так и на бумагоносителе).

Оформления приложения, при ссылках на него в тексте основного документа или утверждении, выглядит так. На первом листе приложения в правом верхнем углу пишут «Приложение №» и через межстрочный интервал указывают наименование, дату и номер документа к которому относится приложение. Возможно написание слова «Приложение» заглавными буквами.

Допускается центрирование отдельных частей этого реквизита относительно самой длинной строки. Составные части приложения ограничиваются правым полем, они не должны быть слишком длинными и при построчном делении следует соблюдать некоторую логику.

В приведенном ниже примере стоит пожертвовать «красотой» оформления и не делить должность «генеральный директор» по строчкам.

Приложение № 3
УТВЕРЖДЕНО  
приказом генерального директора
ЗАО «Стержень» от 00.00.0000 №00 

 

                                                                                                                                                    или

ПРИЛОЖЕНИЕ № 1
к положению о премировании
работников ЗАО «Офис-консалт»
от 00.00.0000 № 00

 

Порядок оформления текстового приложения соответствует оформлению основного документа. Размеры полей, вид и размер шрифта должны быть одинаковыми. При оформлении приложений следует внимательно проверять ссылки на них в тексте «основного» или утверждающего документа, а при отправке комплектность: строгое соответствие листов и экземпляров, указанных в письме.

И.В. Мурнина

консультант по вопросам
  делопроизводства, ведущий семинаров 

Источник: http://naar.ru/articles/imejutsja-prilozhenija/

Журнал «Секретарское дело»

Образец оформление писем дсп

Ольга Куликова

На каких документах проставляется ограничительный гриф «Для служебного пользования»? Как он оформляется?

Ограничительный гриф «Для служебного пользования» проставляется на документах, содержащих служебную информацию ограниченного распространения. В соответствии со ст. 181 Закона Республики Беларусь от 10.11.

2008 № 455-З «Об информации, информатизации и защите информации» к документам, содержащим служебную информацию ограниченного распространения, относятся те сведения, которые касаются деятельности государственного органа, юридического лица, распространение и (или) предоставление которых могут причинить вред национальной безопасности Республики Беларусь, общественному порядку, нравственности, правам, свободам и законным интересам физических лиц, в том числе их чести и достоинству, личной и семейной жизни, а также правам и законным интересам юридических лиц и которые не отнесены к государственным секретам. Перечень сведений, относящихся к служебной информации ограниченного распространения, приведен в приложении к постановлению Совета Министров Республики Беларусь от 12.08.2014 № 783 «О служебной информации ограниченного распространения».

Реквизит «Гриф ограничения доступа» располагается в правом верхнем углу первого листа документа (приложения к документу в случае его наличия, а также на первом листе сопроводительного письма, если оно было составлено) выше реквизитов «Адресат», «Гриф приложения» или «Гриф утверждения». При оформлении ограничительного грифа используется гарнитура шрифта Times New Roman (Times New Roman Cyr) в обычном начертании с размером шрифта не менее 12 пт. Гриф состоит из фразы «Для служебного пользования» и номера экземпляра.

https://www.youtube.com/watch?v=aZUO0NUSGGo

Гриф ограничения доступа печатается от 5-го положения табулятора (100 мм от границы левого поля), а при оформлении документа в альбомной ориентации — от 8-го положения табулятора (160 мм от границы левого поля).

На какие документы нельзя проставлять гриф ограничения доступа к информации?

Гриф ограничения доступа нельзя проставлять на те документы, которые содержат информацию:

· о правах, свободах, законных интересах и обязанностях физических лиц, правах, законных интересах и обязанностях юридических лиц и о порядке реализации прав, свобод и законных интересов, исполнения обязанностей;

· о деятельности государственных органов, общественных объединений;

· о правовом статусе государственных органов, за исключением информации, доступ к которой ограничен законодательными актами Республики Беларусь;

· о социально-экономическом развитии Республики Беларусь и ее административно-территориальных единиц;

· о чрезвычайных ситуациях, экологической, санитарно-эпидемиологической обстановке, гидрометеорологической и иной информации, отражающей состояние общественной безопасности;

· о состоянии здравоохранения, демографии, образования, культуры, сельского хозяйства;

· о состоянии преступности, а также о фактах нарушения законности;

· о льготах и компенсациях, предоставляемых государством физическим и юридическим лицам;

· о размерах золотого запаса;

· об обобщенных показателях по внешней задолженности;

· о состоянии здоровья должностных лиц, занимающих должности, включенные в перечень высших государственных должностей Республики Беларусь;

· накапливаемой в открытых фондах библиотек и архивов, информационных системах государственных органов, физических и юридических лиц, созданных (предназначенных) для информационного обслуживания физических лиц.

· Данные нормы закреплены в ст. 16 Закона.

Кем и каким образом осуществляется регистрация документов с грифом «Для служебного пользования»?

Регистрацию документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляет служба ДОУ организации, а в случае ее отсутствия — лицо, исполняющее функции ДОУ в соответствии с локальными нормативными правовыми актами.

Регистрация данной категории документов осуществляется в соответствии с требованиями, изложенными в п. 6–7 Положения. Допускается 3 варианта регистрации:

· электронный;

· в регистрационно-контрольных карточках;

· журнальный.

Как правило, документы с ограничительным грифом в организациях регистрируются отдельно от других документов, но при незначительном объеме документов с грифом «Для служебного пользования» Положение разрешает регистрировать их совместно с другими документами.

При регистрации таких документов к регистрационному индексу добавляется литерный индекс «дсп», например, 4-12/9-дсп. При этом в регистрационных формах в обязательном порядке указываются количество и номера экземпляров, количество листов документа и приложений к нему.

Все передвижения документов, содержащих гриф ограничения доступа, тщательно фиксируются в регистрационно-контрольных формах, передача документов исполнителю или от исполнителя к исполнителю производится под роспись (если иное не определено локальными нормативными правовыми актами).

Ответственность за уничтожение черновых документов (материалов), содержащих служебную информацию ограниченного распространения, несет исполнитель документа, что определено в п. 7 Положения.

Материал опубликован частично.

Для чтения полного текста статьи необходимо приобрести журнал.

оформить подписку на журнал

Источник: https://profmedia.by/pub/sec/art/99295/

Как зарегистрировать входящий документ образец — Юридический справочник

Образец оформление писем дсп

Регистрация входящих документов — обязательная процедура, не сложная, но очень ответственная.

От того, насколько своевременно и правильно будет зарегистрирован документ, зависит качество и скорость принятия управленческих решений.

Поэтому секретарю необходимо знать все нюансы регистрация входящих документов в делопроизводстве, чтобы они были исполнены в срок. В статье рассказывается, как правильно регистрировать входящие документы.

Виды входящих документов

Производственно-хозяйственная деятельность любой организации осуществляется при постоянном взаимодействии с внешними источниками информации. Основным видом такого взаимодействия является обмен документами — исходящие отправляет само предприятие, входящие — его контрагенты и партнеры по бизнесу, вышестоящие и государственные органы, иные юридические и физические лица.

Входящие документы предприятие получает по почте, в том числе, электронной, факсимильной связью, курьером или же их могут передать в личном порядке. Регистрация входящих документов осуществляется с целью их учета и контроля исполнения.

Поэтому нецелесообразно регистрировать всю входящую корреспонденцию, имеющую справочный или ознакомительный характер, не требующую исполнения.

Основные виды входящих документов, поступающих в организацию, это:

  • письма, в том числе, заказные;
  • бандероли;
  • пакеты;
  • газеты и журналы;
  • рекламные издания.

Но, чтобы не засорять архив и не хранить ненужную макулатуру, не все виды входящих документов необходимо регистрировать. Инструкция по делопроизводству, разработанная на предприятии, должна содержать перечень тех документов, в регистрации которых нет необходимости. Обычно, к этой категории относятся:

  • поздравительные письма и телеграммы;
  • приглашения и пригласительные билеты;
  • рекламные и подписные издания, каталоги;
  • материалы, присылаемые для ознакомления, в виде копий;
  • документы первичного бухгалтерского учета: акты, накладные, счета-фактуры;
  • сметы, проектная документация, договоры, направленные в адрес предприятия без сопроводительного письма, в этом случае их следует передать напрямую непосредственному исполнителю.

Какие виды входящих документов в организации не принимаются и отправляются обратно отправителю

Следует учитывать, что принимать к обработке и дальнейшей регистрации нужно не все виды входящих документов.

В том случае когда письмо, особенно если его адресатом является юридическое лицо, оформлено неправильно, то есть не имеет обязательных к заполнению реквизитов, оно не может рассматриваться как юридически значимый документ.

Например, если оно написано от руки на тетрадном листе, или на стандартном, но без указания исходящего номера и печати предприятия. У секретаря в этом случае есть полное право отказать в приеме и регистрации такого документа.

Обратите внимание: Письма, написанные на бланках предприятий, имеющие все необходимые реквизиты, могут не заверяться печатью.

Регистрация входящих документов не производится и в том случае, когда письмо, по сути, является сопроводительным, но сами документы, перечисленные в нем, к нему не приложены или же приложены не в полном составе.

Это же может случиться, когда пакет с деловыми бумагами был передан с поврежденной упаковкой.

В такой ситуации необходимо составить акт, подтверждающий отсутствие документов, указанных как приложения, и направить его вместе с исходным письмом в адрес отправителя.

Обратите внимание: Если на письме, направленном в адрес предприятия стоит пометка «Лично», его, не вскрывая и не регистрируя, необходимо передать адресату.

Регистрация входящих документов: чья это обязанность

Ответ на этот вопрос зависит от того, какая форма приема документов установлена в конкретной компании. Это может быть одна из двух форм:

При централизованной форме приема документов вся почта передается в руки лица, ответственного за регистрацию входящих документов. Это, чаще всего, является одной из обязанностей секретаря или одного из работников канцелярии. Как правило, такая форма характерна для небольших предприятий, объем документооборота которых сравнительно невелик.

Децентрализованная форма приема входящей корреспонденции означает, что после предварительной сортировки и обработки документы направляются в разные структурные подразделения, по принадлежности.

Регистрацию входящих документов в этом случае осуществляют сотрудники данных подразделений, эта обязанность закрепляется соответствующим приказом.

Децентрализованная форма более удобна для крупных организаций и предприятий с большими объемами документооборота.

Источник: https://www.sekretariat.ru/article/210930-qqq-17-m5-registratsiya-vhodyashchih-dokumentov

Как зарегистрировать входящий документ образец — СИЗ, нормы, инструкции

Деятельность любого работающего предприятия немыслима без корреспонденции.

Многочисленная документация, заявления и служебная переписка требуют максимального внимания и сосредоточенности для фиксирования каждого документа.

Правила делопроизводства помогут справиться с этой задачей, главное знать их и уметь ими пользоваться. На первом этапе входящие документы необходимо зарегистрировать.

Регистрация входящей корреспонденции подразумевает подтверждение факта его получения, для этого каждому документу присваивают входящий номер и заносят ключевые данные в регистрационные формы, предусмотренные на предприятии (это может быть регистрационный журнал или карточки).

Необходимые шаги перед регистрацией документа

Прежде чем приступить к регистрации документа, необходимо его правильно принять и провести первичную обработку.

Для этого необходимо проверить целостность доставки корреспонденции, что подразумевает проверку наличия всех документов – количество страниц документа, наличие приложений (если они предусмотрены).

При этом следует помнить, что письмо с пометкой «Лично» не вскрывают, а отдают адресату запечатанным.

В случае наличия повреждения целостности упаковки или обнаружения исчезновения важных документов составляют акт, в свободной форме в двух экземплярах (первый передается отправителю, второй подшивается к входящему письму).

Сохранение конверта не обязательно за исключением:

  • Отсутствие обратного адреса в документе или его нечитабельность,
  • Дата почтового штемпеля необходима для фиксации даты получения документа,
  • Отсутствует дата в документе или не соответствует конечный срок исполнения с датой получения (документ просрочен).

Письма передаются по адресату их исполнения, в соответствии с полномочиями того или иного должностного лица, закрепленными должностной инструкцией на данном предприятии. Документы могут быть переданы заместителю руководителя, начальнику подразделения или непосредственно главному руководителю.

При распределении документов необходимо отличать важные документы от тех, которые имеют исключительно оперативное значение. При этом первый вид документов необходимо обязательно передавать руководству, а второй – только по необходимости.

Правила регистрации входящих документов

  • Регистрация входящего документа осуществляется в день его получения. Для этого необходимо на первой странице в правом нижнем углу сделать отметку, в которой будет содержаться: порядковый номер документа, дата регистрации, а также наименование предприятия (в случаях предусмотренных правилами организации). Отметку делают ручкой или при помощи штампа. Затем основная информация о документе заносится в форму регистрации, установленную данным предприятием. Ниже приведен примерный образец.ЗАО «Крона»Вх. № 024828.04.2011
  • В большинстве случаев регистрация входящей корреспонденции сконцентрирована в отделе делопроизводства. Однако, при больших объемах входящей информации возможно перераспределение обязанностей регистрации документов между подразделениями, которым данные документы предназначены.
  • Документ регистрируется только один раз – для всех документов от одного корреспондента с одним исходящим регистрационным номером и одной датой присваивается только один входящий регистрационный номер. Например, некой организацией был отправлен оригинал документа по почте, однако для оперативности этот же документ был передан и по факсу. В таком случае и в похожих ситуациях, при регистрации этих документов должен быть использован один и тот же входящий номер. То же касается и документации, передаваемой из одного подразделения в другое.
  • Каждый документ регистрируется с уникальным номером, который формируется не только из цифр, но и может дополняться префиксами, предусмотренными в данной организации для разных категорий документов. Например, для приказов об обороте материальных ценностей к порядковому номеру необходимо добавить «-м/ц», а письмам из филиалов присваивают «-ф» и т.д.
  • Регистрации подлежат все документы независимо от того, каким способом они были получены – факсом, по электронной почте, либо традиционным почтовым отправлением. Бывают случаи получения документов непосредственно их исполнителями, в таком случае следует уговорить получателя передавать подобные документы для регистрации в службу делопроизводства.

Источник: http://allelets48.ru/kak-zaregistrirovat-vhodyaschiy-dokument-obrazets/

Особенности работы со служебными документами, содержащими информацию ограниченного распространения

Образец оформление писем дсп

К служебным документам (изданиям), содержащим информацию ограниченного распространения, относятся документы, содержащие несекретную информацию, касающуюся деятельности воинских частей, ограничения, на распространение которой диктуются служебной необходимостью.

Не могут быть отнесены к служебной информации ограниченного распространения:

а) акты законодательства, устанавливающие правовой статус государственных органов, организаций, общественных объединений, а также права, свободы и обязанности граждан, порядок их реализации;

б) сведения о чрезвычайных ситуациях, опасных природных явлениях и процессах, экологическая, гидрометеорологическая, гидрогеологическая, демографическая, санитарно-эпидемиологическая и другая информация, необходимая для обеспечения безопасного существования населенных пунктов, граждан и населения в целом, а также производственных объектов;

в) описание структуры органа исполнительной власти, его функций, направлений и форм деятельности, а также его адрес;

г) порядок рассмотрения и разрешения заявлений, а также обращений граждан и юридических лиц;

д) решения по заявлениям и обращениям граждан и юридических лиц, рассмотренным в установленном порядке;

е) документы, накапливаемые в открытых фондах библиотек и архивов, информационных системах организаций, необходимые для реализации прав, свобод и обязанностей граждан.

Порядок обращения со служебными документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, определен Инструкцией по делопроизводству в  соответствии с Положением о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти.

На служебных документах (изданиях), содержащих служебную информацию ограниченного распространения, проставляется пометка «Для служебного пользования».

Необходимость проставления пометки «Для служебного пользования» на служебных документах и изданиях, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, определяется исполнителем и должностным лицом, подписывающим или утверждающим служебный документ. Указанная пометка и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы служебного документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к таким документам.

Прием и учет служебных документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляются, как правило, структурными подразделениями, которым поручен прием и учет несекретной документации.

Служебные документы с пометкой «Для служебного пользования» учитываются по журналу учета служебных документов, а служебные издания — по журналу учета служебных изданий, как правило, отдельно от несекретной документации. При незначительном объеме таких документов разрешается вести их учет совместно с другими несекретными документами. К регистрационному номеру служебного документа добавляется отметка «ДСП».

Служебные документы с пометкой «Для служебного пользования» печатаются (размножаются) в машинописном бюро. Учет размноженных документов осуществляется по экземплярно.

На обороте последнего листа каждого экземпляра документа указываются количество отпечатанных экземпляров, фамилия исполнителя, фамилия лица, отпечатавшего документ, дата печатания документа.

Отпечатанные и подписанные документы вместе с черновиками и вариантами передаются для регистрации работнику, осуществляющему их учет. Черновики и варианты уничтожаются этим работником с отражением факта уничтожения в учетных формах.

Печатание (тиражирование) изданий с пометкой «Для служебного пользования» на полиграфических предприятиях Вооруженных Сил производится в соответствии с требованиями Положения об издательской деятельности по выпуску служебных изданий (документов) в Вооруженных Силах Российской Федерации.

Служебные документы с пометкой «Для служебного пользования»:

а) передаются только тем исполнителям, которые имеют к ним непосредственное отношение и только под расписку;

б) пересылаются сторонним организациям фельдъегерской связью, заказными или ценными почтовыми отправлениями;

в) размножаются (тиражируются) только с письменного разрешения соответствующего командира (начальника);

г) хранятся в надежно запираемых и опечатываемых шкафах (ящиках, хранилищах);

д) разрешается брать для занятий (работы) в поле, на полигонах, в подразделениях, парках и т. п. Они выдаются под расписку руководителям занятий (работ) и должны переноситься и храниться в чемоданах (портфелях).

При направлении служебного документа с пометкой «Для служебного пользования» в несколько адресов составляется расчет рассылки, в котором поадресно проставляются номера экземпляров отправляемых документов. Расчет рассылки подписывается исполнителем и утверждается начальником штаба воинской части, а где эта должность штатом не предусмотрена, — командиром (начальником) воинской части или одним из его заместителей.

Исполненные служебные документы с пометкой «Для служебного пользования» группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел несекретного делопроизводства. При этом на обложке дела, в которое помещены такие служебные документы, также проставляется пометка «Для служебного пользования».

Уничтожение дел, документов с пометкой «Для служебного пользования», утративших свое практическое значение и не имеющих исторической ценности, производится по акту. В учетных формах об этом делается отметка со ссылкой на соответствующий акт.

Передача служебных документов и дел с пометкой «Для служебного пользования» от одного исполнителя другому осуществляется с разрешения их непосредственного командира (начальника).

При смене лица, ответственного за учет служебных документов с пометкой «Для служебного пользования», составляется акт приема-сдачи этих документов, который утверждается соответствующим командиром (начальником).

Проверка наличия служебных документов, дел и изданий с пометкой «Для служебного пользования» проводится не реже одного раза в год комиссиями, назначаемыми приказом командира (начальника) воинской части. В состав таких комиссий обязательно включаются лица, ответственные за учет и хранение этих документов, дел и изданий.

Результаты проверки оформляются актом

О фактах утраты служебных документов, дел и изданий, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, либо разглашения этой информации лицо, ответственное за сохранность информации, докладывает соответствующему командиру (начальнику), который назначает комиссию для расследования обстоятельств утраты или разглашения. Результаты расследования докладываются в письменном виде командиру (начальнику), назначившему комиссию

На утраченные документы, дела и издания с пометкой «Для служебного пользования» составляется акт, на основании которого делаются соответствующие отметки в учетных формах.

Снятие пометки «Для служебного пользования» производится приказами командиров (начальников), подписавших (утвердивших) такие служебные документы, или приказами вышестоящих должностных лиц, а также без приказов — путем зачеркивания этими командирами (начальниками) или вышестоящими должностными лицами на подлиннике служебного документа пометки «Для служебного пользования» с указанием даты, их воинского звания, должности и фамилии.

О снятии пометки «Для служебного пользования» на служебных документах, делах или изданиях, а также в учетных формах делаются соответствующие отметки и информируются все адресаты, которым эти документы (издания) направлялись.

Имеющиеся на служебных документах, делах или изданиях пометки «Для служебного пользования» зачеркиваются одной чертой чернилами или пастой с указанием даты и номера приказа (решения) о снятии пометки, воинского звания, должности и фамилии лица, снявшего пометку.

Например: «Пометка «Для служебного пользования» снята приказом командира войсковой части ____   _____ года № __полковника Максимова А. П.».

Дела с несекретными служебными документами, в которых по мере накопления материалов сосредотачиваются обобщенные сведения, касающиеся деятельности воинских частей, предприятий оборонной промышленности, материально-технического обеспечения и других аналогичных сведений, хранятся и выдаются для работы применительно к служебным документам с пометкой «Для служебного пользования».

За разглашение служебной информации ограниченного распространения, а также нарушение порядка обращения с документами, содержащими такую информацию, военнослужащий (работник) может быть привлечен к дисциплинарной или иной предусмотренной законодательством Российской Федерации ответственности. .

Снятие копий со служебных документов с пометкой «Для служебного пользования», поступивших из вышестоящей воинской части, и изготовление выписок из них допускаются только с письменного разрешения командира (начальника), подписавшего служебный документ.

Особенности работы со служебными документами, содержащими информацию ограниченного распространения

Источник: https://myauto-life.ru/osobennosti-raboty-so-sluzhebnymi-dokumentami-soderzhashhimi-informaciyu-ogranichennogo-rasprostraneniya/

Административный округ
Добавить комментарий