Как написать письмо на электронную почту преподавателю

Как отправить письмо по электронной почте

Как написать письмо на электронную почту преподавателю

В этом уроке я покажу, как правильно отправлять письма по электронной почте. Это базовый урок, в котором НЕ будут рассмотрены все функции и возможности почтовых сайтов. Мы просто напишем и отправим обычное письмо, на которое сразу же получим ответ.

Этот урок необходим для дальнейшего углубленного изучения почты. И даже если с отправкой писем у Вас проблем нет, все-таки рекомендую проверить себя, всё ли Вы делаете правильно.

Как написать письмо

Рассмотрим классическую ситуацию. У нас есть адрес электронной почты, на который нужно написать письмо. Он состоит исключительно из английских букв и/или цифр, знака @ посередине и названия почтового сайта (mail.ru, например).

Подробнее об адресах ящиков в интернете я рассказывал в уроке «Адрес электронной почты».

Первое, что нужно сделать, чтобы написать письмо, это открыть свой электронный ящик. То есть зайти на почтовый сайт, на котором находится Ваш адрес, и открыть его.

А вот об этом я рассказывал в другом уроке — «Почта в интернете».

Откроется личный кабинет, через который мы получаем письма.

Вот как он выглядит в почте Яндекса:

Так в Mail.ru:

Так в Gmail:

На других сайтах личный кабинет выглядит примерно также: посередине список писем, слева отделы с письмами, сверху кнопки для работы.

Нам нужна кнопка под названием «Написать». Еще она может называться «Написать письмо». Как правило, находится такая кнопка на самом видном месте: либо сверху, над письмами, либо слева, над разделами.

Вот как она выглядит в Яндексе:

Так в Mail.ru:

Вот так в Gmail:

Откроется форма для отправки. На всех почтовых сайтах она выглядит примерно одинаково. Здесь нас интересуют только три поля: Кому, Тема и большая часть для ввода текста.

Вот эти поля в почте Яндекса:

А вот они в Mail.ru:

Так нужные нам части выглядят в Gmail:

Куда печатать адрес

Часть, в которую нужно печатать адрес электронной почты, называется «Кому».

Допустим, у нас есть адрес, на который нужно отправить письмо. Вот он:

Щелкаем левой кнопкой мышки внутри поля «Кому» и печатаем его туда. Чтобы набрать значок @ на клавиатуре, нужно нажать на кнопку Shift и, не отпуская ее, нажать один раз на клавишу клавиатуры с цифрой 2 (вверху, над буквами).

Важно: адрес нужно печатать только английскими буквами, без пробелов и без точки в конце.

После того, как адрес напечатан, щелкаем левой кнопкой внутри поля «Тема». Здесь нужно напечатать от кого письмо или о чем оно.

Многие недооценивают значимость этого поля и ничего в него не печатают. Другие же наоборот печатают туда то, о чем хотят написать в письме, то есть используют его для печати текста. Ошибаются и первые и вторые. Попробуем разобраться, в чем тут дело.

Допустим, мы в поле «Тема» ничего не напечатали и отправили письмо. Человек его получит примерно в таком виде:

Первое, что он увидит: от кого пришло письмо. В моем случае, это адрес электронной почты. Сразу после него идет тема и небольшая часть текста из самого письма.

Как видите, по этим данным совершенно не понятно ни от кого оно, ни что в нем находится.

Проблема в том, что многие люди автоматически сочтут такое письмо рекламой и даже не откроют. А другие пользователи испугаются, что это вирус и сразу удалят его.

Получается, мы рискуем столкнуться с тем, что отправленное письмо не будет прочитано. Причем, мы об этом даже не узнаем. Для нас это будет выглядеть так, как будто письмо было проигнорировано. А получатель будет уверен, что ему ничего не приходило.

Другая чуть менее распространенная ситуация, когда в поле «Тема» печатают сам текст письма. Вот пример того, как его увидит получатель:

Мало того, что это выглядит нелепо, так еще и не весь текст поместился – часть обрезалась. Если сравнить данную ситуацию с обычной бумажной почтой, то, получается, мы отправили пустой конверт, на котором написали текст письма.

Так что же должно быть в поле «Тема»? В идеале в нем нужно написать что-то такое, что подтолкнет человека открыть письмо. Прочитав тему, он должен понять, что это нужное сообщение, которого он ждет.

Пример:

  • Запись на консультацию
  • Отчет о работе
  • Результаты теста

И лучше, конечно, уточнить, что это за консультация, отчет о какой именно работе и что за тест. То есть нужно сделать так, чтобы по теме человек понял, о чем или от кого письмо.

Пример правильной «Темы»:

  • Запись на консультацию к терапевту
  • Отчет о работе по проекту №325
  • Результат теста по физике Иванова А.А.

Пример неправильной «Темы»:

Текст письма, то есть его содержание, нужно печатать в самое большое поле из всех. В любой почтовой системе оно предназначено именно для этого.

Щелкаем по нему левой кнопкой мышки и печатаем, то, что хотим написать в письме. Если это поле Вам кажется недостаточно большим, не переживайте, оно автоматически расширится, когда текста будет много.

Как отправить письмо

Для отправки письма нужно нажать на специальную кнопку. Обычно она так и называется — «Отправить» — и находится либо вверху, над полями, либо внизу, под ними. А во многих почтовых сайтах она есть и там и там.

На кнопку «Отправить» нужно нажимать только один раз! Чем больше раз Вы нажмете на нее, тем больше одинаковых писем придет получателю.

Принцип следующий: написали письмо, навели мышку на «Отправить», щелкнули один раз левой кнопкой и ждете. Как правило, через несколько секунд почтовый сайт напишет, что письмо отправлено.

Задание

Напишите письмо на адрес электронной почты

Представьте, что Вы пишете знакомому, которого не видели несколько месяцев. Кратко расскажите, как у Вас дела и что нового (можно одно-два предложения). Не забудьте про тему!

В течение минуты после отправки на Вашу почту придет автоматический ответ, так сказать, подтверждение того, что письмо получено.

Внимание: это тренировочный адрес, на котором настроены автоматические ответы. Не ожидайте писем от реального человека.

Источник: http://www.neumeka.ru/send_letter.html

Договор на оказание услуг по дистанционному обучению английскому языку — Skyeng: Онлайн школа английского языка

Как написать письмо на электронную почту преподавателю

1.1. Настоящий Публичный договор (далее – Оферта, договор) представляет собой официальное предложение онлайн-школы английского языка Skyeng  на сайтах https://skyeng.ua и https://skyeng.com.ua , по оказанию Информационных услуг юридическим и/или дееспособным физическим лицам (далее – Заказчик) на перечисленных ниже условиях путем предоставления информации через сеть Интернет.  

1.2. Принятие (акцепт) данной Оферты означает полное и безоговорочное принятие Заказчиком всех условий без каких-либо исключений и/или ограничений и приравнивается в соответствии с ч. 2 ст. 642 Гражданского кодекса Украины (далее ГК Украины) к заключению сторонами двухстороннего письменного договора на условиях, которые изложены ниже в этой Оферте.

1.3. Данный Публичный договор на оказание Информационных услуг (Оферта) считается заключенным (акцептированным) с момента заполнения Заказчиком учетной записи на Сайте Исполнителя и поступления денежных средств от Заказчика

1.4. Исполнитель и Заказчик предоставляют взаимные гарантии своей право- и дееспособности необходимые для заключения и исполнения настоящего Договора на оказание Информационных услуг.

2. Акцепт оферты

2.1. Настоящий договор является публичной офертой и не требует подписания (в соответствии со ст.ст. 633, 641 и гл. 63 Гражданского кодекса Украины). Соглашение публичной оферты имеет такую же юридическую силу как договор, подписанный на бумаге.

2.2. Акцепт (принятие) оферты — оплата заказанных услуг путем внесения предоплаты в порядке, определяемом настоящим Договором и использование Услуг

2.3. Акцепт Клиентом настоящего Договора означает, что он полностью согласен со всеми положениями настоящего Договора.

2.4. С момента акцепта Клиентом настоящий Договор считается заключенным. В подтверждение заключения настоящего Договора и по ходу его исполнения Клиенту приходят информационные письма на электронную почту, указанную Клиентом Исполнителю при регистрации.

2.5. Настоящий Договор вступает в силу с момента его заключения и действует до исполнения Сторонами своих обязательств по нему, если иное не предусмотрено настоящим Договором и законодательством Украины

3. Предмет договора

3.1. В соответствии с настоящим договором Исполнитель обязуется оказывать Клиенту услуги по проведению дистанционных занятий по английскому языку, а Клиент обязуется принимать эти услуги и оплачивать их в соответствии с условиями, предусмотренными настоящим Договором.

3.2. Количество занятий, проводимых в соответствии с настоящим Договором, определяется количеством оплаченных Клиентом занятий.

4. Права и обязанности сторон

4.1. Исполнитель обязуется:

4.1.1. В согласованные Сторонами сроки оказать Услуги Клиенту надлежащим образом в соответствии с условиями настоящего Договора.

4.1.2. Не разглашать конфиденциальную информацию и данные, предоставленные Клиентом в связи с исполнением настоящего Договора, не раскрывать и не разглашать такие факты или такую информацию (кроме информации общедоступного характера) какой-либо третьей стороне без предварительного письменного соглашения Клиента.

4.2. Исполнитель вправе:

4.2.1. Пользоваться услугами любых физических и юридических лиц, в целях своевременного и качественного исполнения обязательств по Договору.

4.2.2. Требовать от Клиента своевременной оплаты стоимости Услуг в соответствии с условиями настоящего Договора.

4.2.3. Исполнитель вправе вести фиксацию аудио-видео-занятий с целью контроля качества обучения соответствующим подразделением школы.

4.2.4.

Использовать электронный адрес, номер телефона и логин Skype, который использовался Клиентом при регистрации, для отправки Клиенту информационных и рекламно-информационные материалов, направленных с целью информирования Клиента о деятельности Исполнителя и ходе исполнения Договора. При отсутствии письменного или устного отказа Клиента в получении данных материалов, направленного в адрес Исполнителя, согласие на получение данного рода материалов считается подтвержденным.

4.2.5. Отказать Клиенту в предоставлении и продлении услуг без объяснения причин отказа.

4.3. Клиент обязуется:

4.3.1. Предоставить Исполнителю все сведения и данные, указанные в пункте 3.2.4, необходимые для выполнения своих обязательств по настоящему Договору.

4.3.2. Не разглашать конфиденциальную информацию и иные данные, предоставленные Исполнителем в связи с исполнением настоящего Договора, не раскрывать и не разглашать такие факты или информацию (кроме информации общедоступного характера) какой-либо третьей стороне без предварительного письменного согласия Исполнителя.

4.4. Клиент вправе:

4.4.1. Требовать от Исполнителя выполнения его обязательств по настоящему Договору и Приложениям к нему в срок и с надлежащим качеством. Занятие считается проведенным надлежащим образом, если в течение 1 (одного) часа с момента его проведения Клиент не сообщит Исполнителю о том, что оно не состоялось по вине Преподавателя.

4.4.2. Сменить Преподавателя, для этого необходимо сообщить нам об этом за 48 часов.

4.4.3. Отказаться от выполнения условий настоящего Договора в случае, если Исполнитель не приступил к исполнению обязательств по настоящему Договору.

5. Перенос занятий и неявка на занятия

5.1. Перенос или отмена занятий Клиентом могут быть осуществлены не позднее 3(трех) часов до начала занятия. Несоблюдение указанного срока приравнивается к неявке Клиента на занятие. Количество возможных переносов или отмен занятий зависит от интенсивности графика занятий Клиента. Клиент имеет право на:

  • перенос или отмену 1 (Одного) занятия в месяц при графике занятий 1 (Одно) занятие в неделю;
  • перенос или отмену 3 (Трех) занятий в месяц при графике занятий 4 (Четыре) и более занятия в неделю.
  • перенос или отмену 2 (Двух) занятий в месяц при графике занятий 2 (Два) и 3 (Три) занятия в неделю;

При этом отмена или перенос Вводного урока не учитываются и всегда бесплатны для Клиента. Однако, школа оставляет за собой право отказать Клиенту в предоставлении повторного Вводного урока.

5.2. Преподаватель имеет право переносить занятия (в случае болезни и по другим уважительным причинам), предупредив об этом Клиента не менее, чем за 24 часа. Если Клиент считает, что Преподаватель слишком часто переносит занятия, Клиент вправе обратиться к своему куратору в контакт центр с требованием о смене Преподавателя.

5.3. Если в установленное время Клиент не доступен для звонка Преподавателя, Преподаватель повторяет попытки связаться с Клиентом (не менее трех раз). При этом временем начала занятия считается установленное в графике занятий время занятия. Если в результате вышеназванных процедур связаться с Клиентом не удается, занятие считается проведенным и оплачивается в размере 100%.

5.4. Если в установленное время начала занятий плюс 5 (Пять) минут Клиент не получает звонка от Преподавателя, он обязан немедленно связаться с Исполнителем в порядке, предусмотренном параграфом 6 настоящего Договора. Занятия, которые не состоялись по вине Преподавателя, переносятся в полном объеме на другое удобное для Клиента время.

5.5. Исполнитель не отвечает за неоказание услуги в связи с отсутствием у Клиента необходимого программного обеспечения или технических проблем с Интернетом.

5.5.1. Минимальные системные требования

Источник: https://skyeng.com.ua/dogovor/

Уроки для начинающих в Интернете

Как написать письмо на электронную почту преподавателю

Категория: Урок 3.

Создание почтового ящика и работа с ним

Если читатель внимательно изучил все мои предыдущие уроки, то вопросов по поводу того как и какими средствами можно создать и отправить корректно написанное электронное письмо возникнуть в принципе не должно.

Однако не все готовы сразу приступить в выполнению этой задачи если дело касается официальных писем, особенно когда автор письма ожидает получить на него ответ.

Открою Вам маленький секрет деловой переписки, чем строже по своему характеру и стилю составлено письмо, тем больше шансов на ответную реакцию со стороны получателя. В этом уроке я приведу несколько образцов электронных писем, которые должны помочь пользователям определиться со своим собственным стилем и в дальнейшем составлять обращения наиболее грамотным образом.

Для начала, нужно определиться какого характера будет создаваемое нами письмо. Я подразделяю все исходящие письма на три основных вида:

  • Деловое предложение
  • Деловой запрос
  • Дружеское обращение

Соответственно для всех трех типов у меня есть шаблонные заготовки, как в виде простых текстовых файлов, так и виде шаблонов, заточенных под определенные почтовые программы. Перейдем по порядку к каждому из них.

Деловое предложение

Здравствуйте (Добрый день), [имя человека, к которому происходит обращение]!

Имя желательно указывать в любом письме при общении, потому как личное обращение настраивает человека на дружеский лад. Впрочем, если имени разузнать так и не удалось, достаточно будет шаблонного приветствия.

Разрешите представить Вашему вниманию новую услугу (новый продукт) от нашей компании [наименование компании].

Позвольте предложить сотрудничество в сфере [наименование сферы деятельности].

Далее кратко описываете преимущества вашего предложения в ценовом варианте, либо каких-то качественных характеристиках. Главное не переусердствовать. Мегабайты текста, да еще и дополненные яркими бессмысленными картинками только отпугивают людей. Если получатель письма заинтересуется Вашим предложением с первых строчек, то обязательно свяжется в Вами для дополнительной информации.

— С уважением, [Автор письма] [дополнительные контактные данные] [собственный e-mail адрес] [адрес вашего сайта]

Если Вы всерьез заинтересованы, чтобы нужные люди связывались с Вами при первом же обращении, то есть смысл подумать о доступности не только по электронной почте. Не лишним будет завести аккаунты в таких сервисах как ICQ и Skype. Иногда человеку намного проще связаться с Вами по обычному телефону, если номер такового, конечно будет предусмотрительно оставлен вами в подписи.

Для чего нужно дублировать собственный e-mail адрес в подписи, спросите вы, если таковой автоматически переправляется почтовым сервером. Тут действует правило, по которому излишняя информация в деловой переписке никогда не бывает ненужной.

Представим ситуацию, когда Ваше письмо получает человек потенциально не заинтересованный в предложении, либо попросту не компетентный для корректного ответа на него.

Он переправляет полученное сообщение другому пользователю, но при этом по каким-либо причинам информация об истинном отправителе теряется из автоматически добавленных данных, что приводит к затруднению связаться с Вами. Однако всегда достаточно будет взглянуть на подпись, чтобы определить автора письма и его необходимые контакты.

Деловой запрос

Здравствуйте (Добрый день)!

Либо, если известно имя адресата, то (Уважаемый, [Имя, Отчество])!

Прошу предоставить информацию о товаре (услуге) [наименование товара/услуги] с описанием полных характеристик и конкурентных качеств.

Более строгая форма, рекомендуемая при обращении в государственные органы. При этом весьма не лишним будет ознакомиться с необходимыми действующими законами, которые свободно можно скачать в сети Интернет.

На основании Федерального закона РФ [номер и дата документа], прошу предоставить сведения [описываете необходимые для получения данные].

Можно также обратится к руководству того или иного сервиса в Интернете, при нарушении Ваших прав.

В связи с нарушением пункта [номер пункта в пользовательском соглашении] пользовательского соглашения, а именно: “[цитируете полный текст названного пункта]”, прошу провести проверку и принять соответствующие санкции в отношении виновного [ответственного (если речь идет о сотрудниках сервиса)] лица [сайта (наименование сайта)]. О результатах проверки и вмененных санкциях прошу сообщить по адресу [собственный адрес электронной почты].

— С уважением, [Автор письма] [дополнительные контактные данные]

Дружеское обращение

Приветствую (Доброго времени суток) (Привет), [имя человека]!

Далее описываете суть обращения в дружеской свободной форме с несколькими, интересующими Вас вопросами.

При первом обращении в дружеской форме, хорошим показателем будет полнота Вашего текстового обращения. Корректно написанный, объемный текст укажет на Вашу высокую заинтересованность в контакте с нужным лицом и вызовет желание ответного обращения. Не забудьте развязать беседу несколькими первичными вопросами.

— С наилучшими пожеланиями,

[Автор письма]

Пример электронного письма

Добрый день, Николай Васильевич!

Прошу предоставить информацию о товаре “Компьютер Apple iMac 21.5 MC309” под кодовым наименованием AMC0039281 в вашем прайс-листе. В письме, прошу изложить подробные технические характеристики и конкурентные преимущества в сравнении с аналогичными моделями других производителей.

На основании ответного письма и заключения технического отдела, нашей организацией будет принято решение о закупке партии компьютеров в количестве 50 шт. Будем рады рассмотреть Ваши предложения о скидках или бонусных программах, предоставляемых в рамках нашего дальнейшего сотрудничества.

— С уважением, Егоров Андрей Николаевич начальник службы технической поддержки ЗАО “Информационные системы”

тел. (423) 89-64-72

Источник: https://inetedu.ru/lessons/3-mail/191-template-of-eletter.html

Как написать письмо-просьбу: 8 простых рекомендаций

Как написать письмо на электронную почту преподавателю

Все мы в свое время что-то у кого-то просили. Не удивляйтесь. Просили даже те, кто упорно сейчас отрицает сам факт какого-либо прошения.

Вспомните, как мы в детстве просили деньги на мороженое у родителей, затем вымаливали хорошую оценку у преподавателей, когда чуть-чуть не дотягивали, а позже выпрашивали лишний выходной на работе…

Впрочем, бытовые и повседневные вопросы являются не единственными «соратниками» просьб.

Деловая жизнь современного человека тоже плотно связана с прошениями. И письмо-просьба уже давно считается мощным инструментом для достижения отправителем заданной цели.

Это неотъемлемая и очень важная часть деловой переписки. Соответственно, от того, как составлено письмо, зависит конечный результат — будет ли удовлетворено прошение или вы получите вежливый отказ:

Уважаемый директор компании ____!

Нам срочно нужны денежные средства для достижения ____. Не хотите ли поучаствовать?

С уважением, ____.

Как вы думаете, такое письмо может иметь положительный отклик? Можно предположить, что здесь даже отказ будет не совсем вежливым.

Важно уметь правильно составлять письмо-просьбу, чтобы максимально приблизиться к заданной цели. В противном случае — вас проигнорируют, и вы лишь зря потратите свое время.

Давайте рассмотрим 8 простых рекомендаций и приемов, которые помогут вам увеличить эффективность любого письма-просьбы.

№1. Персональное обращение

Ничего экстраординарного здесь нет. Этот прием все хорошо знают. Но многие про него забывают. Обидно! Потому что персональное обращение «работает» намного лучше безликого.

Кому нравится, когда к нему обращаются «обобщенно»?! Это как уличное «эй…». Согласитесь, вы скорее отреагируете на свое имя, чем на зов в стиле «эй, уважаемый!».

Так и в письме-просьбе. Вы обращаетесь с прошением к конкретному человеку, поэтому постарайтесь узнать ФИО получателя письма.

Конечно, бывают ситуации, при которых такой подход невозможен. В любом случае, старайтесь максимально персонализировать обращение.

Можно: «Уважаемые дамы и господа!». Но лучше: «Уважаемые товарищи педагоги и учителя!».

Можно: «Дорогие дети!». Но лучше: «Дорогие наши мальчишки и девчонки!».

Думаем, основную мысль вы уловили.

№2. Почему ИМЕННО он?

Объясняйте получателю письма-просьбы, почему вы направили свое прошение именно ему. Человек должен понимать, что он для вас уникален и от него зависит успех того или иного мероприятия.

  • Вы являетесь специалистом в области ____.
  • Ваша компания занимает лидирующие позиции в сегменте ____.
  • Только Ваш отдел работает без ____.

Попробуйте расположить к себе адресата — аккуратно добавляйте комплименты (в пределах разумного):

  • Вы в свое время блестяще завершили ____.
  • Вы являетесь непревзойденным мастером ____ в нашем городе.
  • Ваши проекты оказали неоценимую услугу ____.

Запомните! Комплименты должны быть заслуженными (реальные качества, поступки, регалии), а не «притянутыми за уши».

№3. И снова выгоды

Выгоды. Да, никуда не денешься. Все ищут свою выгоду, причем не всегда в «денежном эквиваленте».

Приводите главные доводы и аргументы, согласно которым получателю письма-просьбы выгодно удовлетворить ваше прошение. «Играйте» на человеческих слабостях.

Что это будет? Здесь все зависит от конкретной ситуации.

Признание. Вам, как заслуженному ____, будет приятно наблюдать за специально оборудованными и огражденными детскими площадками в Вашем родном городе…

Амбиции. Специалистов, с которыми Вам придется работать завтра, нужно формировать уже сегодня. Поэтому Вы можете вложить в молодое поколение ____ свои знания, опыт и…

Сочувствие. К сожалению, проблема беспризорных детей сегодня особенно актуальна. Число деток, живущих на улицах нашего города, уже приближается к ____. Ребятня нуждается в участии, помощи, сопереживании. Без нас им не справиться…

№4. Ваши успехи

Адресат должен четко понимать, что он имеет дело с серьезным человеком, который не первый день «в своей работе» (не многие согласятся сотрудничать с «непроверенными» новичками).

Поэтому, если в вашем «послужном списке» есть какие-либо успехи и достижения — лучше их указать в письме-просьбе. Таким образом вы благополучно преодолеете барьер из недоверия и сомнений.

Не забывайте и про «достижения» в проекте, по вопросу которого вы обращаетесь к адресату. Природа человека такова, что нам очень сложно начинать с нуля. А вот продолжить (или закончить) начатое — это другое дело.

  • Строительство ____ уже выполнено на 87 %. Но без Вашей помощи оно не сможет вовремя завершиться. Мы предлагаем Вам…
  • В нашем распоряжении уже есть ____. Для достижения заданной цели нам не хватает ЛИШЬ ____.

№5. Конкретная просьба

Не ходите вокруг, да около. Не вуалируйте свою просьбу нагромождением лишних и размытых слов. Четко излагайте суть вопроса.

В чем это должно выражаться?

Во-первых, адресат, открыв письмо, должен понимать — что от него хотят, а не разгадывать ребусы на тему «у меня просят или мне дают». Во-вторых, ваша просьба должна выражаться в точных цифрах и действиях.

Вы хотите получить конкретную помощь? Тогда просите о выполнении получателем письма КОНКРЕТНЫХ действий.

  • До завершения проекта ____ нам необходимы $3250 на ____.
  • Ждем Вас на ____. Мероприятие по сбору ____ будет проходить 17 ноября в 14.30 по адресу ____.
  • Просим Вас снизить арендную плату за автомобиль до $10 в сутки.

№6. Громкие имена

Еще один интересный прием, который увеличивает эффективность письма-просьбы. Заключается он в освещении лиц (компаний), которые уже дали свое согласие на участие в проекте.

Этим вы стимулируете адресата к принятию положительного результата («Ага, если ____ согласился, то чем я хуже?!»).

  • В нашем ____ УЖЕ принимают активное участие ____.
  • В объявленном нами профессиональном «марафоне» на тему ____ уже зарегистрировались ____.

№7. Важные итоги

Здесь все просто. Обязательно в конце письма подводите итоги (значимые моменты и основные акценты).

  • От Вашего решения теперь зависит успешное завершение и дальнейшее благополучие ____.
  • На Вас возлагают свои надежды ____ молодых специалистов.
  • Молодые мамочки и их малыши ждут с нетерпением появления в нашем городе ____.

№8. Контакты

«И так понятно!», — скажете вы. Понятно, но не всем. Контактные данные должны предоставляться в полном объеме.

Однако не нужно «утрировать» и указывать все возможные формы обратной связи или наоборот — отправляя письмо по электронной почте, наивно полагать, что обратного адреса вполне достаточно.

Предложите получателю письма-просьбы 2-3 варианта контактных данных. Этого вполне достаточно.

Ремарка

Это лишь небольшая подборка простых рекомендаций и приемов по составлению эффективного письма-просьбы. Но непременное соблюдение даже всех пунктов не даст положительного отклика, если вы «играете» не совсем честно.

Поэтому…

Будьте максимально откровенными и искренними, составляя письмо-просьбу.

Это первое правило результата.

Удачного вам дня и всегда хорошего настроения!

Источник: https://kaplunoff.com/blog/kak-napisat/kak-napisat-pismo-prosbu-8-prostyh-rekomendatsij

Что необходимо помнить при составлении деловых писем?

Как написать письмо на электронную почту преподавателю

Студенты, так или иначе, участвуют в деловой переписке. Это может быть официальное обращение в деканат или электронное письмо преподавателю. Однако, многие забывают (или не знают) о формальных правилах этикета, которые им кажутся неважными.

Но эти правила – те магниты, что помогают выстраивать общение, существенно облегчают работу преподавателей и сотрудников университета, ведущих большую переписку.

 Публикуем для Вас несколько советов от руководителя нашей магистратуры, доктора исторических наук Галины Александровны Янковской и кандидата политических наук, начальника управления общественных связей Пермского государственного национального исследовательского университета Ксении Александровны Пуниной  о том, как вести деловую переписку по электронной почте.

Форматы переписки в социальных сетях не подходят для email, т.к. в последнем случае общение растягивается по времени и адресат (в студенческой деловой переписке чаще всего преподаватель) просто может не помнить о сути беседы.

Многие преподаватели в день получают десятки писем, и послание от студента может просто затеряться, что может повлечь за собой непонимание, негативную оценку по предмету (такое действительно часто случается).

Поэтому даже если Вы давно знакомы с преподавателем и переписываетесь с ним как в социальных сетях, так и по email, то при составлении письма в электронной почте Вы должны помнить несколько правил.

Обозначение темы важно для поиска и хранения электронной корреспонденции. Если адресат не помнит Ваше имя, то тема может быть единственным ключом для нахождения Вашего письма. Формулировка темы должна быть конкретной.

Например, указывать тему «Эссе», посылая письмо преподавателю, который ведет разные предметы у нескольких курсов, так же бессмысленно, как и вообще не указать тему. Если вы отвечаете на послание, но меняете тему переписки, поменяйте также текст в поле «Тема», а еще лучше — создайте новое письмо.

Указание темы — самый простой способ сохранять нить беседы, поэтому изменение ее содержания без соответствующего изменения в поле «Тема» может затруднить Ваше общение.

Вступительное обращение представляет собой общепринятую стандартную формулу, играющую в письмах ту же роль, какую в разговоре играют соответственно выражения “good morning” и “good-bye”.

Если в жизни не принято обращаться по имени при приветствии, то в электронной переписке, наоборот, следует называть имя (или имя и отчество) адресата.

Еще один возможный вариант – нейтральное вежливое именование того, к кому Вы обращаетесь в письме. Например,

1.​ “Уважаемый организационный комитет конференции”;

2.​ “Добрый день, + Имя Отчество”;

3.​ “Дорогой/Дорогая (или Уважаемый / Уважаемая + Имя Очество”;

4.​ на английском языке самая распространенная форма – “Dear + И”.

Примеры писем без личного обращения (так НЕЛЬЗЯ!):

Я хотела узнать, можно ли мне в рамках педагогической практики вести не семинары, а экскурсии в музее истории Пермского университета?

Правильный вариант вступительной части письма:

“Dear colleagues and students,

  • Длина, содержание и формат письма

Длина письма должна соответствовать стилю беседы; если вы хотите получить быстрый ответ, вопрос должен быть сформулирован коротко и по существу. Не пишите письмо сплошь прописными (заглавными) буквами — его будет трудно читать.

  Старайтесь разбить ваше письмо на логические параграфы и сократите предложения до такого размера, чтобы они легко воспринимались. Желательно не делать грамматических и орфографических ошибок. То, что электронная почта функционирует быстро, не означает, что можно писать небрежно, неряшливо.

Если ваши слова достаточно важны, чтобы быть написанными, они также достаточно важны, чтобы быть написанными правильно.

Если ваша электронная почта поддерживает специальные шрифтовые начертания (полужирный, курсив), убедитесь, что у адресата имеется программа, которая сможет это прочитать. Многие программы поддерживают только стандартное начертание (хотя со временем все меняется).

В конце письма можно поблагодарить преподавателя, кафедру и т.п. за потраченное время и за будущий ответ и попрощаться. Формулировку “С уважением” следует использовать в официальной, сугубо деловой переписке. Такие конструкции, как “Всего доброго”, “С наилучшими пожеланиями”, “Best wishes” и т.п.

свидетельствуют о меньшей дистанции и уже налаженной коммуникации, например, между преподавателем и его курсовиком. После заключительного предложении в подписи следует указать имя и группу, например, “Щукина Ксения.

ИСТ-1-2015 НМ”, либо инициалы, если переписка ведется длительное время и Вы уверены, что адресат поймет, от кого было письмо (“К.Щ.”).

В электронной почте уместны основные правила вежливости. Если Вы просите о чем-то, не забудьте сказать «пожалуйста». Аналогично, если для Вас что-то сделали, не вредно сказать «спасибо».

Не ожидайте немедленного ответа. То, что Вы не получили ответа в течение 10 минут, не означает, что вас игнорируют, и не является причиной для обиды.

Допустимым считается ответить в течение суток после прочтения письма.

Если Вы получили письмо, но Вам требуется больше времени для ответа, то необходимо сообщить об этом отправителю и указать время, за которое Вы сможете предоставить ему всю необходимую информацию.

Помните, что соблюдать все правила деловой переписки необходимо даже в том случае, если Вы отпарвляете текст эссе или реферата. Должна быть указана тема, например, “Эссе по исторической политике” или “Эссе по Энгельштейн черновой вариант “.

Затем следует поприветствовать адресата и в одном-двух предложениях изложить суть: что это эссе по такому-то предмету по такой-то теме от студента (если Вы впервые вступаете в переписку с данным адресатом).

В конце стоит поблагодарить преподавателя и подписаться.

Так нужно делать ВСЕГДА!

Предлагаем Вам подборку электронных материалов, которые будут полезны при составлении деловых писем:

Пишите письма правильно!

Источник: http://histpraktik.psu.ru/chto-neobxodimo-pomnit-pri-sostavlenii-delovyx-pisem/

5 правил e-mail-этикета или как всегда получать ответы на свои письма

Как написать письмо на электронную почту преподавателю

Написать письмо не составляет большого труда, но как сделать так, чтобы получить на него ответ от занятого человека, который вас не знает?

Mattan Griffel, лидер обучающего проекта One Month Rails и партнер проекта Growhack, ежедневно получает около сотни электронных писем, и каждое из них не должно остаться без ответа.

Специально для этого Mattan выделяет около часа времени в своем графике каждый день, определяя, какие из них требуют срочного ответа, а какие – нет.

Ведь иногда просто нет времени вчитываться в огромные полотна текста или пытаться дать ответ на неконкретный вопрос, додумывая за автора, что он хотел сказать или попросить.

Спустя некоторое время Mattan определил несколько основных факторов, которые должны помочь написать такой e-mail, на который вы всегда получите ответ даже от занятого человека.

Пишите короткие письма

Если ваш e-mail длиной в 2-3 предложения, его намного проще прочитать прямо сейчас, а не откладывать в долгий ящик. Если же вы пишете письмо в несколько абзацев, будьте готовы к тому, что вам придется ждать ответ достаточно долго.

Сделайте текст читабельным

Человеку намного проще воспринимать информацию, разбитую на короткие параграфы в несколько предложений, с четкими списками и отдельными блоками, чем сплошное полотно текста. Mattan приводит несколько примеров писем, которые он получает.

Плохой пример:

«Добрый день, Mattan!

Я записался на Ваш апрельский тренинг и хочу сказать, что это очень хороший вводный курс. Сейчас я, следуя вашему совету, использую Hartl Tutorial. И хочу спросить у Вас совет. Существуют ли какие-то аналоги Hartl’s Rails Tutorial для разработки приложения для iPhone? Я хочу создать Rails сайт для бизнеса моей жены, а вместе с ним и приложение для iPhone. Буду очень благодарен за помощь.»

Это письмо достаточно тяжело читать. Вы не можете уловить суть, просто пробежавшись по нему глазами, и поэтому должны потратить больше времени и сил, чтобы прочитать весь текст.

А можно было написать вот так:

«Добрый день, Mattan!

Хочу поблагодарить Вас за курс One Month Rails. По вашему совету я сейчас делаю Michael Hartl Ruby, используя учебник Rails.

У меня короткий вопрос: знаете ли вы какие-то курсы по типу HartTutorial, но для iPhone приложений

Второй вариант письма читать намного проще, и сразу становится понятно, что от тебя хотят. Чтобы добиваться того же эффекта, разделяйте абзацы на короткие предложения, выделяйте призыв к действию и используйте выделение текста «жирным» или «курсивом», обращая внимание читателя на важные части текста.

Четко объясните, что вы хотите, чтобы я сделал

Наверное, нет ничего хуже, чем когда тебе присылают письмо с большим количеством информации, но не говорят, что конкретно хотят. Лично я часто отвечаю на такие письма одним предложением: «Что вы хотите, чтобы я сделал?».

Вы хотите, чтобы я вас кому-то представил? Или чтобы прочитал ваш пост в блоге и дал обратную связь? Или вы хотите, чтобы я ответил, смогу ли посетить ваше мероприятие? Будьте конкретными и скажите мне об этом сразу.

Плохой пример:

Я только что посмотрел ваш курс по компьютерному программированию. Мне 14 и это то, чем я хотел бы заниматься в жизни. Не могли бы вы мне помочь в этом? Очень хочу получить Ваш ответ.

В этом письме призыв к действию «помогите мне», но я не знаю, что это значит и какой ответ я должен дать. Более конкретный вариант:

Добрый день, Mattan!

Мне 14 и я хочу учиться программированию. Какой ресурс вы бы мне порекомендовали в первую очередь для этого?

Если вам нужно отправить длинное письмо с большим количеством информации, пишите призыв к действию в самом начале. Например: «Я пишу Вам это письмо, чтобы узнать, сможете ли Вы посетить наше мероприятие, описанное ниже. Просто ответьте «Да» или «Нет».

Такой прием так же помогает получателю определить, нужно ли ему переслать этот e-mail своему коллеге, которому он зачастую делегирует такие задачи.

Будьте благоразумны со своим запросом

Сегодня очень просто отправить письмо, потратив на это 30 секунд, которое заставит получателя посвятить ответу час своего времени, а то и больше.

Не нужно просить в письме, чтобы я перешел на сайт вашего стартапа и дал вам обратную связь. Эта просьба включает в себя тщательный обзор и анализ продукта, а это занимает достаточно много времени.

Если я получу письмо, на которое смогу ответить за 2 минуты, я сразу же это сделаю.

Насчет чего вы хотите получить ответ? Насчет вашей бизнес-модели? Или цвета кнопки на сайте? Возможно, текста? Будьте конкретны и обоснованы в своих просьбах.

Не стоит надеяться, что респондент проделает за вас вашу работу и определит, что на самом деле вы от него хотите. Не стоит задавать вопрос по типу «Как вы думаете, что нам нужно сделать, чтобы получить больше пользователей?». И не стоит просить о том, что требует много сил и ресурсов человека, к которому вы обращаетесь. Например:

Не согласитесь ли вы пообедать со мной и еще одним соучредителем? Мы бы хотели рассказать вам, чем занимаемся, и узнать ваше мнение насчет нашего проекта.

Такого рода запросы зачастую означают, что человек, написавший письмо, на самом деле не знает, чего хочет от респондента. Не удивительно, что такие имейлы получают отказы.

В зависимости от количества работы и приоритетности, Mattan соглашается сделать следующее:

  • Дать короткий ответ – «Спасибо» или «Это очень много для меня значит».
  • Ответить на конкретный вопрос – если это возможно сделать меньше чем за 2 минуты.
  • Провести быстрый skype-call или разговор по телефону – около 15 минут.
  • Встретиться на кофе – около 45 минут.

Конечно, если он видит, что личную встречу можно заменить телефонным разговором, он будет настаивать на последнем, чтобы сэкономить свое время.

Докажите, почему я должен потратить время, чтобы помочь вам

Человек, который получает сотни запросов и просьб каждый день, физически не может откликаться на них все. Поэтому приходится выбирать, основываясь на информации, которую он получает.

Поэтому, представляя себя в письме, стоит указать о своем прошлом успешном опыте работы, о проектах, которые знает респондент. Если же у вас пока нет богатого опыта, укажите ссылку на свой сайт, чтобы доказать, что вы делаете что-то действительно значимое.

Ваша задача – заинтересовать человека и мотивировать его потратить свое время именно на вас.

В этих советах нет ничего нового, однако с их помощью можно написать лаконичный, читабельный и конкретный e-mail, и тем самым повысить свои шансы получить ответ.

Источник: https://lifehacker.ru/5-pravil-e-mail-etiketa/

Административный округ
Добавить комментарий